DSGVO - Teil 5 – Die Einwilligungserklärungen von Eigentümern und Mietern

Am 25. Mai 2018 tritt die neue Datenschutzgrundverordnung in Kraft. Der BVI unterstützt Sie bei der Umsetzung der arbeitsintensiven Anforderungen dieser Verordnung. Hier Teil 5 unserer Serie. Diesmal zum Thema: Die freiwillige datenschutzkonforme Einwilligungserklärung des Eigentümers und Mieters.

Zum Zwecke der Durchführung und Abwicklung des Vertragsverhältnisses, das sich aus dem WEG-Verwaltervertrag bzw. dem Mietvertrag ergibt, müssen zwangsläufig Daten erhoben werden. So benötigt der WEG-Verwalter zur Erstellung der Jahresabrechnung, Beschlusssammlung, Wirtschaftsplan personenbezogene Daten der Eigentümer wie Name und Anschrift. Der vermietende Eigentümer benötigt beispielsweise für die Nebenkostenabrechnung und die Erfüllung des Mietvertrages Name, Anschrift und Bankdaten des Mieters. Diese Datenerhebungen ziehen ihre gesetzliche Grundlage aus Art. 6 lit. b DSGVO.

Jede darüber hinausgehende Nutzung der personenbezogenen Daten und/oder die Erhebung zusätzlicher Informationen bedarf der freiwilligen, schriftlichen Einwilligung des Betroffenen.
Eine über die Vertragsbedingungen hinausgehende Nutzung der personenbezogenen Daten durch die Immobilienverwaltung wäre beispielsweise die Übermittlung an Dritte wie Handwerker, Notdienste, Gutachter, Versorger, Miteigentümer etc..

Eine wirksame Einwilligungserklärung muss folgende formale Anforderungen erfüllen:

1. Freiwilligkeit
Die Abgabe der Einwilligungserklärung des Betroffenen muss freiwillig erfolgen. Es muss Wahlfreiheit für den Betroffenen bestehen, d.h. es muss ihm eine echte Alternative geboten werden.

2. Transparente Information

Der Betroffene muss vor Abgabe der Einwilligungserklärung über den vorgesehenen Zweck der Erhebung, Verarbeitung oder Nutzung seiner personenbezogenen Daten im Einzelnen informiert werden. Alle für den konkreten Fall entscheidungsrelevanten Informationen müssen enthalten sein. Es darf keine pauschale Einwilligung für unbestimmte, in der Zukunft liegende Zwecke eingeholt werden.

3. Schriftform
Grundsätzlich muss die Einwilligung in Schriftform erfolgen.

4. Widerruflichkeit der Einwilligungserklärung

Es muss sichergestellt sein, dass der Betroffene seine Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen kann.
Die Formularvorlagen für die Einwilligungserklärung als Eigentümer und als Mieter finden Sie im Anhang. Die Einwilligung für die Eigentümer können Sie beispielsweise bei der kommenden Eigentümerversammlung zur Unterschrift vorlegen. Die Einwilligung für die Mieter können Sie an vermietende Eigentümer aushändigen, so dass diese sie ihren Mietern zur Unterschrift übermitteln.

Bitte wenden Sie sich bei Fragen des Datenschutzes an den BVI-Datenschutzbeauftragten:
Reinhold Okon
Rosenstraße 1
85757 Karlsfeld
E-Mail: info@dsb-okon.de