Virtuelle Eigentümerversammlungen in der Praxis

Seit dem 17. Oktober 2024 ist die Gesetzesänderung zur virtuellen Eigentümerversammlung in Kraft. Aber wie funktionieren virtuelle Versammlungen in der Praxis? Was gilt es für Hausverwaltungen zu beachten?

Drei Komponenten

Wenn es darum geht, virtuelle Versammlungen Realität werden zu lassen, gibt es drei wesentliche Faktoren: Technik, Software und Mensch.

1. Technische Anforderungen

Der erste Schritt für Wohnungseigentümer und Hausverwaltungen liegt darin, die technischen Voraussetzungen für die Teilnahme an einer virtuellen Versammlung zu schaffen. Die gute Nachricht: Die dafür notwendige Ausrüstung zählt heutzutage zur Standardausstattung. Ein internetfähiges Gerät wie Smartphone, Tablet, Laptop oder Computer sowie eine Internetverbindung genügen, um die Teilnahme zu ermöglichen.

Die für die Kommunikation benötigte Kamera und das Mikrofon sind in gängigen Geräten – Tablets, Smartphones und Laptops – bereits integriert. In den meisten Haushalten sowie Verwaltungen sind solche Geräte spätestens seit der Corona-Pandemie längst vorhanden. Alternativ besteht die Möglichkeit, entsprechende Technik für einzelne Tage zu mieten.

Bei der rein virtuellen Versammlung ist also gerade die Technik eine sehr geringe Hürde.

2. Software

Neben geeigneten Geräten ist für eine erfolgreiche virtuelle Versammlung eine passende Softwarelösung erforderlich. Hier kommen spezialisierte Anwendungen wie Vulcavo ins Spiel, die gezielt auf die Anforderungen virtueller Versammlungen ausgerichtet sind.

Für die Hausverwaltungen bedeutet das, dass die gesamte Organisation – von der Versammlungsplanung über die Erstellung der Tagesordnung, den Versand von Einladungen, die Verwaltung von Vollmachten bis zu Abstimmungen, Auswertungen und Protokollierungen – in einer einzigen Software vereint ist. Der große Vorteil für die Hausverwaltung: Zahlreiche Arbeitsschritte können dabei ganz oder teilweise automatisiert werden, was erheblich Zeit spart und viele Vorteile bietet. Tagesordnungen und Einladungsschreiben können so mit Hilfe von Vorlagen in wenigen Minuten erstellt werden. Während der Versammlung werden Ergebnisse in Sekunden automatisch berechnet, und direkt nach der Versammlung können Beschlusssammlung und Beschlussniederschrift per Klick heruntergeladen werden – unterschriftsreif.

Das ist der große Vorteil, den eine spezialisierte Software zum Beispiel gegenüber Zoom oder Teams hat: Alle Prozesse vor und nach der Versammlung werden vereinfacht und möglichst automatisiert. Bei einer Nutzerumfrage konnte so erhoben werden, dass im Schnitt 5,2 Stunden Arbeitszeit – pro Versammlung – von den Hausverwaltungen in der Praxis eingespart werden.

Für die Eigentümer ist es sogar noch einfacher. Oft ist keine Installation, Registrierung oder ähnliches nötig. Bei Vulcavo zum Beispiel erhalten Eigentümer mit der Einladung eine Internetadresse und einen 9-stelligen Zugangscode. Die Internetadresse wird aufgerufen und die PIN eingegeben – fertig. Von hier an kann man durch die integrierte Videokonferenz an der Diskussion teilnehmen und an den entsprechenden Stellen mit einem Klick abstimmen. Dabei steuert die Hausverwaltung die Versammlung, und die Eigentümer folgen automatisch durch die Versammlung. Verklicken oder „verlaufen“? Unmöglich.

Die Zuordnung von Vollmachten, Untergemeinschaften, Stimmen usw. geschieht dabei vollständig automatisiert.

3. Mensch

Versammlungen werden über Jahrtausende auf dieselbe Weise durchgeführt – bereits im alten Rom wurde per Handzeichen abgestimmt. Eine Umstellung auf virtuelle Versammlungen bringt nun grundlegende Veränderungen mit sich. Es ist deshalb verständlich, dass nicht alle Eigentümer und Hausverwalter dieser Neuerung positiv gegenüberstehen. Veränderungen erfordern Mut, da sie immer auch Unsicherheiten mit sich bringen, weshalb viele instinktiv dazu neigen, an Bewährtem festzuhalten. Schließlich hat es bislang doch auch funktioniert – warum also etwas ändern?

Doch die Zeiten haben sich geändert und Veränderungen lassen sich nicht aufhalten. Wie es ein Referent in einem Vortrag treffend formulierte: „Entweder Sie gehen mit der Zeit oder Sie gehen, mit der Zeit.“

Die Lösung liegt in Aufklärung und Information, um bestehende Ängste abzubauen. Und am Ende geht es um keinen ERP-Wechsel oder eine Portaleinführung. Eine virtuelle Versammlung durchzuführen, erfordert für Verwaltungen nur eine ein- bis anderthalbstündige Schulung. Heute starten – morgen versammeln? Absolut kein Ding der Unmöglichkeit.

Fazit

Virtuelle Versammlungen bringen Vorteile für Eigentümer und Hausverwaltungen. Letztlich entscheidet jedoch die GdWE. Für Verwaltungen gilt es, sich flexibel aufzustellen und eine Software zu finden, die in Präsenz, hybrid oder rein virtuell einsetzbar ist, und in allen Phasen unterstützt. Denn am Ende geht es nicht so sehr darum, wie die Versammlung stattfindet, sondern wie sie vor- und nachbereitet wird. Nicht mehr rein händisch. Sondern mit digitaler Unterstützung.