Digitale Hausverwaltung: Mit KI und ERP den Verwalteralltag meistern

Früher reichten ein Leitz-Ordner, ein Telefon und ein „Ich kümmer’ mich drum.“ Heute: E-Mail-Flut, Online-Versammlungen, Verbrauchsinformationen – und am besten alles gleichzeitig. Hausverwalter stecken im Spagat zwischen Papier- und Echtzeit-Kommunikation. Die Verwaltung hat sich zum Hochleistungsjob gewandelt. Wer nicht digital denkt, bleibt zurück. Zwei, die diesen Wandel mitgestalten: Thomas Klews, CEO, und Jürgen Forscht, COO bei Impower, und erfahrene Hausverwalter. Sie sprechen über Markttrends und wie sich die Branche bis 2030 verändert.

Markttrends: Zwischen Konsolidierung, Neugründung und Technologisierung

Jürgen Forscht sieht drei zentrale Entwicklungen: Konsolidierung, Neugründungen und Neuorientierung. Der Druck sei enorm, sagt er: „Steigende Anforderungen, Fachkräftemangel, neue Transparenzpflichten – das lässt kein Weiter-So mehr zu.“ Thomas Klews ergänzt: „Wir erleben gerade einen historischen Umbruch im Markt.“ Die klassische Generation von Hausverwaltern zieht sich zurück – der Markt öffnet sich für eine neue Welle an Akteuren: junge, digital denkende Gründer, technologiegetriebene Plattformen, wachstumsstarke Konsolidierer.

Ein prominentes Beispiel: Buena. Ursprünglich als App für Eigentümer gestartet, hat das Berliner Start-up 2023 begonnen, kleinere Hausverwaltungen zu übernehmen. Die Idee: Durch moderne Software und KI-gestützte Prozesse die Verwaltung effizienter machen und den Service verbessern. Inzwischen hat Buena über 20 Verwaltungen mit 60.000 Wohnungen konsolidiert, digitalisiert und mit einer Finanzierungsrunde von 58 Millionen Dollar – unter anderem von Google Ventures – für Aufsehen gesorgt.

Thomas Klews warnt: „Wer heute nicht beginnt, zukunftsfähige Systeme einzuführen, wird von Akteuren wie Buena überrascht – und irgendwann überholt: im Wettbewerb um Kunden und Fachkräfte.“

Digitalisierung und ERP-Systeme: Die Basis für alles Weitere

Der Einstieg in die neue Welt beginnt mit dem digitalen Fundament: dem ERP-System. „Ohne ein modernes cloudbasiertes ERP-System als Herzstück funktioniert Digitalisierung nicht – und ohne Digitalisierung und Cloud lässt sich KI nicht wirklich nutzen“, bringt es Forscht auf den Punkt. Aber er warnt vor einem rein technischen Blick: „System, Prozess, Mensch – nur im Zusammenspiel entsteht echter Nutzen.“ Forscht spricht aus Erfahrung: „Impower-Kunden berichten von ersten Effizienzgewinnen oft schon nach wenigen Tagen. Der Aha-Effekt kommt dann nach dem ersten Abrechnungsjahr – wenn die Abrechnung per Knopfdruck fertig ist.“

Konkrete Hebel: Wo Automatisierung heute schon wirkt

Drei Felder bieten großes Potenzial:

• Buchhaltung: KI-gestützte Belegverarbeitung und digitale Prozesse senken den Aufwand um 60 bis 80 Prozent. „Ein Drittel der Personalkosten entfällt oft auf Buchhaltung – ein großer Hebel“, sagt Forscht.
• Kommunikation und Vorgänge: Moderne Tools bündeln Anfragen, Aufgaben und Dokumentation. Das hilft im Alltag, bei Vertretungen und Wissenstransfer.
• Dokumentensuche: „Früher war’s stundenlanges Wühlen, heute übernimmt das die Volltextsuche – oder eine KI-Zusammenfassung“, so Forscht.

KI: Zwischen Realität und Vision

Künstliche Intelligenz ist längst angekommen – aber nicht überall, und nicht so schnell, wie manche glauben. „Kurzfristig wird zu viel versprochen, langfristig wird sie alles verändern“, sagt Klews. In der Buchhaltung sei sie heute bereits produktiv im Einsatz – mit wachsendem Reifegrad. Forscht differenziert: „Eine allgemeine KI wie ChatGPT kann viel – aber nicht auf Objektebene denken. Dafür braucht es spezialisierte Modelle mit Zugriff auf Beschlusssammlungen, Teilungserklärungen und Objektdaten.“ Impower setzt KI heute bereits für Rechnungsverarbeitung, Bankbuchungen und Dokumentenabgleich ein.

Blick nach vorn: So sieht die Immobilienverwaltung 2030 aus

Wie sieht die Branche in fünf Jahren aus? Beide Gesprächspartner zeichnen ein klares Bild: „Papier ist Geschichte. Abrechnungen, Belegprüfungen, Eigentümerversammlungen – alles läuft digital. Die KI bereitet vor, der Verwalter entscheidet. Punkt“, ist Jürgen Forscht überzeugt.

„Erfolgreiche Verwalter arbeiten künftig voll digital. Es entstehen neue Modelle: vom spezialisierten Verwalter mit outgesourcter Buchhaltung bis zu überregionalen Full-Service-Anbietern. Die menschliche Expertise bleibt, wird aber gezielt durch Automatisierung ergänzt“, prognostiziert Thomas Klews.

Fazit: Digitalisierung ist kein Projekt – sie ist eine Haltung

ERP, Automatisierung, KI – das sind keine Zukunftsthemen mehr, sondern strategische Schlüsselthemen. „Wer jetzt handelt, hat die Chance, seine Verwaltung neu aufzustellen – effizienter, attraktiver für Fachkräfte und resilient für die Zukunft“, sagt Klews. Und Forscht bringt es auf den Punkt: „Alle, die den Wechsel vollzogen haben, sagen das Gleiche: Hätten wir es doch früher getan.“ Die digitale Immobilienverwaltung beginnt nicht mit Technologie. Sie beginnt mit dem Willen, den eigenen Alltag neu zu denken.