Immobilienverwaltungen im Generationenwechsel – Wege zur gelungenen Nachfolge

Kaum ein Thema bewegt die Immobilienwirtschaft langfristiger als die Unternehmensnachfolge. Insbesondere bei Haus- und Immobilienverwaltungen, die häufig inhabergeführt sind, wird der Wechsel in der Führungsetage zum kritischen Punkt für die Zukunft des Unternehmens. Doch wie gelingt eine nachhaltige Übergabe – und wie findet man überhaupt geeignete Nachfolger? Und worauf sollte man bei der Übergabe des Unternehmens finanziell achten?

Die Realität: Übergaben kommen oft zu spät

„Nachfolge ist planbar – wird aber selten rechtzeitig geplant“, sagt Daniel Wingenbach, Geschäftsführer der imovion GmbH, eines Beratungsunternehmens, das auf Nachfolgeprozesse in der Wohnungswirtschaft spezialisiert ist. Aus einer von Nico Kühner, ebenfalls Geschäftsführer bei imovion, durchgeführten Branchenumfrage geht hervor: Die Mehrheit der Verwaltungsinhaber plant die Übergabe erst sehr spät – oft unter Zeitdruck.

Die Ergebnisse sprechen für sich: Ein Großteil der befragten Verwalter plant zwar, sich innerhalb der kommenden Jahre aus dem Beruf zurückzuziehen, hat jedoch bisher keine konkrete Nachfolgeregelung getroffen. Besonders bedenklich: Einige haben sich mit dem Thema bislang überhaupt nicht befasst. Diese Entwicklung zeigt, wie groß der Handlungsbedarf ist, um die Zukunftsfähigkeit vieler Verwaltungen zu sichern und einen reibungslosen Übergang zu gewährleisten.

„Viele schieben das Thema vor sich her, weil es unangenehm ist oder weil der Alltag wenig Raum lässt“, erklärt Nico Kühner. Dabei empfiehlt die IHK, für die Übergabe drei bis fünf Jahre Vorlaufzeit einzuplanen – für Wertermittlung, Käufersuche, Verhandlungen, rechtliche Struktur und emotionale Loslösung.

Der Unternehmenswert: Mehr als nur Zahlen

Ein zentrales Element jeder Nachfolge ist die Ermittlung des Unternehmenswerts. „Sie bildet die Grundlage für realistische Kaufpreisverhandlungen“, so Nico Kühner. Dabei spielen neben betriebswirtschaftlichen Kennzahlen auch weiche Faktoren eine Rolle: Ist das Unternehmen personell stabil aufgestellt? Wie hoch ist der Digitalisierungsgrad? Gibt es gut dokumentierte Prozesse?

„Gerade im Verwaltermarkt kann eine moderne Softwarestruktur ein echter Pluspunkt für Käufer sein“, betont Wingenbach. Auch die Mitarbeiterbindung ist entscheidend – denn in einer Branche mit Fachkräftemangel wiegt eingespieltes Personal schwerer als ein zusätzlicher Kundenbestand.

Allerdings kommt es hier auch zu emotionalen Spannungen. Viele Inhaber erwarten für ihr Lebenswerk einen „gefühlten Wert“, der nicht mit dem objektiven Marktwert übereinstimmt. „Diese emotionale Diskrepanz ist verständlich, aber oft hinderlich“, so Kühner. „Am Ende zählt, was ein Käufer bereit ist zu zahlen – und was durch Zahlen belegbar ist.“

Wege zur passenden Nachfolge

Die Suche nach einem geeigneten Nachfolger ist einer der zentralen Aspekte jeder Unternehmensübergabe. Grundsätzlich gibt es drei gängige Modelle: die familieninterne Nachfolge, die betriebsinterne Übergabe an Mitarbeiter und der Verkauf an externe Käufer – jedes mit eigenen Chancen und Herausforderungen.

Die familieninterne Nachfolge ist nach wie vor die häufigste Form der Nachfolgeregelung. Doch diese Variante birgt besondere Herausforderungen. „Die Weitergabe an die nächste Generation funktioniert nur, wenn Offenheit und frühzeitige Kommunikation gegeben sind“, erklärt Daniel Wingenbach. Häufig erlebt die imovion GmbH, dass Kinder oder Verwandte mit der Idee der Nachfolge überrumpelt werden – emotional, fachlich und finanziell. „Wer seine Kinder am Frühstückstisch überreden will, wird wenig Erfolg haben“, ergänzt Nico Kühner. Viel zielführender sei es, Erwartungen klar zu formulieren und frühzeitig professionelle Begleitung – etwa durch Nachfolgeberater oder Steuerexperten – hinzuzuziehen.

Als zweite Option bietet sich die betriebsinterne Nachfolge an – also die Übergabe an langjährige Mitarbeiter. Diese Lösung ist besonders attraktiv, da Mitarbeiter mit dem Unternehmen, seinen Prozessen, Kunden und der Unternehmenskultur vertraut sind. „Das schafft Vertrauen – bei Käufern und Kunden“, so Wingenbach. Hinzu kommt, dass sich die Finanzierung häufig flexibel gestalten lässt, zum Beispiel über Ratenzahlungen oder sogenannte Earn-out-Modelle, bei denen ein Teil des Kaufpreises an den zukünftigen Unternehmenserfolg gekoppelt ist.

Bleibt die Option des Verkaufs an externe Käufer – sie wird besonders dann erforderlich, wenn es innerhalb der Familie oder Belegschaft keine geeignete Nachfolge gibt. Hier kommen unter anderem erfahrene Branchenakteure oder Investoren in Betracht. Entscheidend ist in jedem Fall die persönliche und unternehmerische Passung: „Nur wer Werte, Arbeitsweise und Unternehmensphilosophie teilt, wird das Lebenswerk des Verkäufers in dessen Sinne weiterführen“, betont Kühner. Für den Verkäufer bietet sich in diesem Modell zudem häufig die Möglichkeit, über einen definierten Zeitraum als Berater im Unternehmen zu bleiben und so einen sanften Übergang zu begleiten – ein „Soft Exit“ sozusagen.

Unabhängig von der gewählten Nachfolgeform gilt: Der Schlüssel liegt in der rechtzeitigen, strukturierten Planung – und in der ehrlichen Auseinandersetzung mit den eigenen Zielen, Möglichkeiten und Grenzen.

Die häufigsten Fehler – und wie man sie vermeidet

Aus der Beratungspraxis der imovion GmbH zeigen sich immer wieder typische Stolpersteine, die Nachfolgeprozesse erschweren oder verzögern. Ein besonders häufiger Fehler ist die zu späte Planung. Wird die Nachfolge erst in letzter Minute angegangen, entstehen unnötiger Zeitdruck, eine schwache Verhandlungsposition und emotionaler Stress für alle Beteiligten. Hinzu kommen unklare Wertvorstellungen – viele Unternehmer haben eine subjektive Einschätzung ihres Unternehmenswerts, die vom tatsächlichen Marktwert erheblich abweichen kann. Auch mangelhafte Unterlagen stellen ein zentrales Problem dar: Wenn Zahlen unvollständig sind oder Prozesse nicht dokumentiert wurden, wird die Due Diligence unnötig kompliziert. Besonders kritisch ist zudem eine fehlende Kommunikation, vor allem im familiären Kontext – wenn Erwartungen nicht offen ausgesprochen werden, drohen Missverständnisse und Konflikte. Auch fehlt es an Ausweichlösungen, denn wird die Wunschlösung – sei es ein familieninternes Modell oder ein bestimmter Käufer – nicht realisiert, stehen viele ohne alternative Strategie da. Eine erfolgreiche Nachfolge braucht daher frühzeitige, strukturierte und vorausschauende Vorbereitung.

„Nachfolge ist kein Zufallsprodukt“, betont Daniel Wingenbach. „Sie ist ein strategischer Prozess, der Zeit, Offenheit und externe Unterstützung braucht.“

Fazit: Jetzt anfangen – nicht erst später

Der demografische Wandel, der Fachkräftemangel und die strukturellen Veränderungen in der Immobilienwirtschaft machen deutlich: Unternehmensnachfolge ist kein später Luxus, sondern heute schon Pflicht. Nur wer früh plant, schafft Sicherheit – für sich, seine Mitarbeiter und seine Kunden.

„Die beste Nachfolge beginnt Jahre vor der eigentlichen Übergabe“, so das gemeinsame Fazit von Kühner und Wingenbach. „Denn wer rechtzeitig die Weichen stellt, sichert den Fortbestand seines Unternehmens und erhält am Ende auch den verdienten Preis für sein Lebenswerk.“