Was KI kann – eine realistische Einordnung für die Hausverwalterpraxis
Künstliche Intelligenz (KI) ist in der Wohnungswirtschaft angekommen. In Fachbeiträgen, Software-Demos und Weiterbildungsangeboten wird sie als die Zukunftstechnologie eingeordnet, die die Arbeit von Hausverwaltern spürbar verändern soll – schneller, effizienter, fehlerärmer. Und in der Tat: Immer mehr Verwaltungen kennen und nutzen schon Sprachmodelle wie ChatGPT oder Telefon- bzw. ChatBots – vom systematischen Einsatz von KI im Arbeitsalltag sind aber viele noch weit entfernt. Dieser Beitrag soll deshalb eine realistische Einordnung bieten: was funktioniert – und was (noch) nicht.
Realistische Einsatzbereiche: Was KI derzeit leisten kann
Die meisten derzeitigen KI-Anwendungen basieren auf Sprachmodellen, sogenannten „Large Language Models“ (LLMs). Diese Modelle wie ChatGPT von OpenAI oder Gemini von Google erstellen auf Basis großer Datenmengen Texte, strukturieren Informationen und bieten Vorschläge für Aufgabenbearbeitung, ohne tatsächliches Kontextverständnis im menschlichen Sinne. Die Qualität dieser Ergebnisse hängt dabei maßgeblich von der Qualität der Eingaben („Prompts“) und der Nachbearbeitung durch den Menschen ab. Allerdings ergeben sich dadurch bereits interessante Anwendungsbereiche.
1. Texterstellung und Kommunikationsentwürfe
Einer der etabliertesten Anwendungsbereiche ist die Erstellung oder Optimierung von Texten. KI-Systeme können beispielsweise:
- Formulierungsvorschläge für Schreiben an Eigentümer, Mieter oder Dienstleister erstellen,
- sprachlich juristische oder technische Inhalte vereinfachen oder
- E-Mails nach vorgegebenem Tonfall entwerfen (zum Beispiel sachlich, freundlich, bestimmt).
Dabei hat sich gezeigt: Besonders bei Standardanfragen, Mahnungen oder Wiedervorlagen bietet KI eine spürbare Entlastung – unter der Voraussetzung, dass die fachliche Kontrolle der Endfassung durch den Verwalter erfolgt.
2. Strukturierung und Verdichtung komplexer Informationen
Ein weiterer Bereich ist die Verarbeitung umfangreicher Dokumente. Sitzungsprotokolle, Gutachten oder technische Berichte lassen sich durch KI-Systeme wie Notebook LM von Google in Gliederungen, Zusammenfassungen oder Entscheidungsgrundlagen überführen.
So kann beispielsweise ein umfangreiches Wärmegutachten durch die KI in Stichpunkten zusammengefasst werden, auf Wunsch ergänzt durch einen Entwurf für ein Anschreiben an die Eigentümergemeinschaft. Durch die initiale Vorarbeit entsteht ein deutlicher Zeitgewinn. Erforderlich bleibt aber auch hier eine inhaltliche Prüfung durch den Menschen.
3. Prozessunterstützung bei Routineabläufen
In Verbindung mit Kalender-, E-Mail- und Aufgabenverwaltungssystemen kann KI genutzt werden, um wiederkehrende Abläufe zu optimieren:
- Automatische Generierung von To-do-Listen auf Basis von E-Mails,
- Fristenüberwachung und Erinnerungsfunktionen oder
- Aufbereitung von Vorgängen zur internen Übergabe oder zur Übergabe an Dritte.
Was KI nicht kann – und auch auf absehbare Zeit nicht leisten wird
Trotz des Fortschritts gibt es Grenzen bei der Anwendung von KI. Zwei Aspekte sind dabei besonders relevant:
1. Individuelle inhaltliche Würdigungen
KI-Systeme sind in der Lage, Informationen zusammenzufassen, zu strukturieren und sprachlich aufzubereiten. Was sie jedoch nicht leisten können, ist die fachliche Einordnung im konkreten Einzelfall. Ob ein technisches Gutachten vollständig und plausibel ist, ob eine Maßnahme wirtschaftlich sinnvoll erscheint oder ob eine Einschätzung zur Betriebskostenverteilung nachvollziehbar ist – all das erfordert fachliches Wissen, Erfahrung und die Fähigkeit zur Bewertung von Zusammenhängen.
Gerade dort, wo spezifisches Verwaltungswissen, rechtliche Rahmenbedingungen oder objektspezifische Besonderheiten berücksichtigt werden müssen, stößt KI an ihre Grenzen. Die maschinelle Verarbeitung liefert Ausgangsmaterial – die abschließende Beurteilung bleibt Aufgabe des Verwalters.
2. Soziale Kommunikation in komplexen Situationen
Eigentümerversammlungen, Konfliktgespräche oder individuelle Problemlagen mit Eigentümern oder Mietern erfordern Fingerspitzengefühl, Empathie und situative Reaktionsfähigkeit. Hier kann KI nur wenig Unterstützung bieten, denn weder erkennt sie (derzeit) nonverbale Hinweise, noch kann sie mit bewusster Zurückhaltung, diplomatischer Sprache oder emotionaler Bewertung agieren.
Kurz gesagt: Wo soziale und kommunikative Kompetenz erforderlich ist, bleibt menschliche Erfahrung (noch) unersetzlich.
Zielgerichteter Einsatz von KI für mehr Nutzen
KI entfaltet ihren Nutzen nicht isoliert, sondern dann, wenn sie sinnvoll in bestehende Abläufe integriert wird: zur Vereinfachung, zur Strukturierung und zur Entlastung. Voraussetzung dafür ist eine klare Vorstellung davon, welche Aufgaben überhaupt geeignet sind. Ein sinnvoller Einstieg beginnt mit der Beobachtung des eigenen Verwalteralltags:
- Wo entsteht regelmäßig wiederkehrende Kommunikation, beispielsweise anhand von Texten?
- Welche Entscheidungen brauchen vorbereitende Informationen?
- Welche internen Aufgaben lassen sich gut standardisieren?
„KI ist wie ein frischgebackener Uni-Absolvent mit 5.000 Studienabschlüssen – aber ohne Menschenverstand und Praxiserfahrung.“ – Carsten Lexa
Diese Beobachtungen liefern erste Hinweise auf sinnvolle Anwendungsfelder. Entscheidend ist, dass KI nicht als Komplettlösung gedacht wird, sondern als Unterstützung für einzelne Schritte – punktuell, pragmatisch, integriert in Abläufe und Prozesse, die bereits gut funktionieren.
Fazit: Künstliche Intelligenz als Werkzeug, nicht als Selbstzweck
Künstliche Intelligenz ersetzt keine Verwaltung – aber sie kann helfen, Prozesse zu beschleunigen, wiederkehrende Aufgaben zu vereinfachen und Mitarbeiter gezielt zu entlasten. Entscheidend ist, sie nicht als isoliertes System zu betrachten, sondern dort einzusetzen, wo sie vorhandene Abläufe unterstützt und strukturiert.
Für Hausverwaltungen ist der produktive Umgang mit KI weniger eine Frage technischer Möglichkeiten als eine Frage der klaren Zielsetzung und Integration in den Arbeitsalltag. Wer bereit ist, neue Werkzeuge ergebnisorientiert einzusetzen, kann viele Aufgaben effizienter bewältigen – nicht durch vollständige Automatisierung, sondern durch gezielte, entlastende Unterstützung.
Der BVI begleitet diesen Prozess mit einer Vielzahl an Veranstaltungsformaten – von praxisnahen Konferenzen bis zu Austauschformaten (zweimal im Monat, jeweils an einem Mittwoch, gibt es den „KI-Talk“) und Schulungen. Eine Übersicht über alle Angebote finden Sie unter: bvi-verwalter.de/veranstaltungen.
Kontakt
Carsten Lexa
CARSTEN LEXA, LL. M., ist Wirtschaftsanwalt, Lehrbeauftragter für Digitale Transformation und Fachbuchautor im Springer Gabler-Verlag und berät an der Schnittstelle von Recht, Wirtschaft und Digitalisierung.
Kanzlei Lexa