Wann ein Verwalter allein handeln darf – und wann nicht

Es ist zwischen Außen- und Innenverhältnis zu differenzieren. Der Verwalter kann im Außenverhältnis fast alles – außer dem Abschluss von Darlehensverträgen und Grundstückskäufen, für die jeweils ein Mehrheitsbeschluss erforderlich ist (vgl. § 9b Abs. 1 Satz 1 WEG). Der Verwalter ist nicht Anspruchsgegner für Dritte, zum Beispiel durch ihn für die GdWE beauftragte Unternehmen, oder die Eigentümer, sondern – ähnlich einem Geschäftsführer einer GmbH – gesetzlicher Vertreter der verpflichteten Gemeinschaft (GdWE). Dem Verwalter kann daneben auch eine rechtsgeschäftliche Vertretungsmacht (Vollmacht) erteilt werden.

Alleiniges Tätigwerden nur bei Notmaßnahmen

Primär ist es Aufgabe des Verwalters als Vollzugsorgan, Beschlüsse vorzubereiten und zeitnah für die GdWE auszuführen. Außerdem hat er die Finanzverwaltung nach § 28 WEG zu erledigen. Seine Aufgabe besteht unter anderem darin, die Überwachung der Zahlungseingänge und die zeitnahe Einleitung der Beitreibung gegen säumige Schuldner zu organisieren. Der Verwalter ist für den gesamten Zahlungsverkehr verantwortlich.

Die weiteren (gesetzlichen) Befugnisse des Verwalters im Innenverhältnis gegenüber der GdWE regelt § 27 Abs. 1 WEG. Bei Maßnahmen der laufenden Erhaltung mit nur untergeordneter Bedeutung für die GdWE ist das Verwalterhandeln kraft Gesetzes auch im Innenverhältnis berechtigt (§ 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG).

Das Landgericht Frankfurt am Main (Urteil vom 25. Februar 2021, 2–13 S 146/19) entschied: Nach WEMoG bedürfte es ab 1. Dezember 2020 eines Ermächtigungsbeschlusses nicht mehr zum Abschluss von Versorgungsverträgen für die GdWE.

In dringlichen Fällen darf/kann/ muss der Verwalter auch ohne vorherige Befassung der Eigentümerversammlung allein tätig werden (§ 27 Abs. 1 Nr. 2 WEG), aber nur falls die Maßnahme bis zur Entscheidung in einer – gegebenenfalls unter Abkürzung der Ladungsfrist einzuberufenden – Eigentümerversammlung nicht aufgeschoben werden kann – ergo in der Regel nur Notmaßnahme.

Vorteile der Kompetenzübertragung

Über einen – auf § 27 Abs. 2 WEG gestützten – Beschluss kann der Verwalter weitere Rechte im Innenverhältnis erhalten. Es steht dem Verwalter frei, die Wohnungseigentümer auf die Vorteile dieser Kompetenzübertragungen hinzuweisen. Entscheidungen über die Verwaltung und Benutzung des gemeinschaftlichen Eigentums können so auf den Verwalter delegiert werden. Gegenstand des § 27 Abs. 2 WEG sind nur Beschlüsse, die abstrakt die Kompetenzen regeln, nicht zum Beispiel konkrete Weisungen.

Im Hinblick auf eine Erhaltungsmaßnahme wird eine Delegation regelmäßig jedenfalls dann ordnungsmäßiger Verwaltung entsprechen, wenn die Wohnungseigentümer selbst die grundlegende Entscheidung getroffen haben und der Verwalter nur über die Ausführung im Einzelnen entscheiden soll.

Die Ordnungsmäßigkeit des Beschlusses über eine Kompetenzverlagerung auf den Verwalter setzt nicht voraus, dass in dem Beschluss zugleich ausdrücklich ein für den Verwalter verbindlicher Entscheidungsmaßstab vorgegeben wird (vgl. BGH, Urteil vom 5. Juli 2024, V ZR 241/23, ZMR 2024, 958).

Die Eigentümer können keine Entscheidungen mit vereinbarungsänderndem oder vereinbarungsersetzendem Charakter auf den Verwalter übertragen. Denn bei diesen Entscheidungen geht es nicht um die ordnungsmäßige Verwaltung (vgl. Kieß, ZMR 2024, 357 ff.).

Einfache Mehrheit bei Delegationsbeschluss

Der Delegationsbeschluss – einfache Mehrheit genügt – muss zudem bestimmt genug sein und entweder den Gegenstand der Zusatzkompetenz genau bezeichnen oder eine klare Regelung zu den Wertgrenzen enthalten.

Den Wohnungseigentümern muss zudem bewusst sein (Transparenzgebot), dass sie eigene Kompetenzen auf eine andere Person übertragen. Das muss sich aus dem Wortlaut des Beschlusses erschließen, sei es, dass § 27 Abs. 2 WEG ausdrücklich erwähnt wird, sei es, dass ausdrücklich deutlich gemacht wird, dass es um die Übertragung von Kompetenzen geht (vgl. Jennißen/Zschieschack, § 27 Rn. 66; dort Rn. 67 zur Bedeutung von Regelungen im Verwaltervertrag, die nicht nach § 27 Abs. 2 WEG beschlossen wurden).

Regelungen allein (!) im Verwaltervertrag genügen nicht. Es bleibt aber in der Praxis der Weg, dass die Wohnungseigentümer über einen konkreten Verwaltervertrag, der Kompetenzregelungen enthält, abstimmen. Voraussetzung ist dann, dass der konkrete Vertragstext bei der Abstimmung den Wohnungseigentümern bekannt ist und im Beschluss hierauf Bezug genommen wurde. Der Wortlaut des Beschlusses muss ausdrücklich auf diesen Umstand der Kompetenzübertragung auf den Verwalter hinweisen.

Sinnvoll ist es oft, dass die Wohnungseigentümer den Wert der Maßnahmen, die ein Verwalter selbstständig durchführen darf, klar bestimmen. Das ist allein schon deshalb sinnvoll und zulässig, weil die Grenzen des § 27 Abs. 1 Nr. 1 WEG nicht ohne Weiteres klar erkennbar/bezifferbar sind. Die Wohnungseigentümer können den Anwendungsbereich beschränken, zum Beispiel nur ein Prozent des Wirtschaftsplanvolumens, oder erweitern, zum Beispiel zehn Prozent des Wirtschaftsplanvolumens oder ein fester Betrag.

Haftung des Verwalters

Der Verwalter wird durch die Kompetenzverlagerung nicht freier, als es die Wohnungseigentümer vorher waren. Es ist also zu prüfen, ob das Handeln, wäre es von den Wohnungseigentümern beschlossen worden, ordnungsmäßiger Verwaltung entsprochen hätte.

Daher muss auch der Verwalter, will er eine Sanierungsmaßnahme durchführen, gegebenenfalls dieselbe Anzahl von Angeboten einholen oder sich um die Einholung bemühen, wie wenn er einen Beschluss für die Eigentümer vorbereiten würde. So wie die Wohnungseigentümer gegebenenfalls bei einem fehlerhaften Beschluss der GdWE haften, haftet dann auch der Verwalter. Nur wenn schon das Ermessen der Wohnungseigentümer auf null reduziert war, darf/muss der Verwalter diese eine bestimmte Maßnahme durchführen.