Herausforderungen für morgen
Wohin entwickeln sich Eigentümerversammlungen in Zukunft?
Wer einen Blick in die nahe Zukunft der nächsten Jahre werfen möchte, muss zunächst Schlüsse aus den aktuellen Geschehnissen ziehen. Dabei lässt sich insbesondere erkennen, dass sich der Druck auf Hausverwaltungen in den letzten Jahren deutlich erhöht hat – und immer weiter erhöht.
Zunehmende gesetzliche Anforderungen fordern immer schneller konkrete Maßnahmen ein, die eine breitere Kompetenz und tiefere Kenntnisse in vielfältigen, spezialisierten Themenbereichen erfordern. Zum Beispiel erhöht der Sanierungsstau bei vielen Objekten den Druck noch zusätzlich auf Verwalter, aber auch auf Eigentümer. Parallel sind Fachkräfte, Handwerker und Baustoffe teuer und schlecht verfügbar. Vor allem Mitarbeiter sind immer schwerer zu finden und zu halten. Die Folge: Immer mehr Hausverwaltungen geraten unter Druck und als dessen Folge konsolidiert sich der Markt.
Die Eigentümerversammlung als zentrales Element
Alle Prozesse der Hausverwaltung leiten sich aus der Eigentümerversammlung (ETV) ab oder führen auf diese hin. Das bringt gleich mehrere Probleme mit sich, die in der Zukunft eine immer größere Rolle spielen werden.
Mehr Geschwindigkeit
Die einmal pro Jahr stattfindende, ordentliche ETV wird es schwer machen, alle gesetzlich erforderlichen Maßnahmen umzusetzen. Zusätzlich entsteht verstärkt die Dringlichkeit, schneller auf Gesetzesänderungen, Fördertöpfe sowie Verfügbarkeiten von Handwerkern und Materialien zu reagieren. Dies wird zur Folge haben, dass auch unterjährig Beschlüsse gefasst werden.
Der Umlaufbeschluss ist für solche Fälle mit Sicherheit eine Alternative, beschränkt jedoch den Austausch unter den Eigentümern, der bei wichtigen Entscheidungen und Maßnahmen zwingend erforderlich ist. Daher wird es eine zunehmende Anzahl an außerordentlichen Versammlungen geben.
Die neue Generation der Eigentümer
Mehrere, außerordentliche Versammlungen bringen allerdings ganz eigene Anforderungen mit sich, vor allem da in naher Zukunft ein weiterer Gesichtspunkt von Bedeutung ist: der Generationenwechsel. Immer mehr jüngere Eigentümer werden Teil der Entscheidungsfindung sein. Diese Eigentümer sind in Job und Familie stark eingespannt und für sie ist Zeit ein besonders kostbares Gut. Mehrere Versammlungen werden hier unterjährig im bisherigen Format nur schwer möglich sein.
Hinzu kommt, dass diese Generation gern im Homeoffice arbeitet. Digitale Meetings über Zoom oder Teams gehören zum Alltag. Es wird online geshoppt und Online-Banking verwendet. Diese Generation nutzt die Vorteile der Digitalisierung bereits in allen Lebensbereichen und wird dies auch in den Versammlungen einfordern. Es ist also abzusehen, dass immer mehr Teilnehmer online an Eigentümerversammlungen teilnehmen werden. Die Zukunft wird digital.
Digitalisierung und Automatisierung auch abseits der eigentlichen Versammlung
Die Digitalisierung wird sich aber nicht nur auf die Versammlung selbst beschränken, denn auch der Druck auf die Hausverwaltungen wird in Zukunft nicht nachlassen. Besonders die Mitarbeiter spielen hier eine immer zentralere Rolle, denn Arbeitszeit wird zunehmend kostbar. In Zukunft ist es daher wichtig, Prozesse und Abläufe in der Verwaltung an den richtigen Stellen zu digitalisieren und zu automatisieren, um vor allem den Zeitaufwand der Vor- und der Nachbereitung zu minimieren.
Spezialisierte Lösungen, zum Beispiel die Software Vulcavo, werden dabei eine große Rolle spielen, da diese mehrere Stunden pro Versammlung einsparen können. Beispielsweise kann durch Einladungsschreiben und Protokolle, die automatisch erstellt werden, kostbare Zeit der Mitarbeiter zurückgewonnen werden – ein umso wichtigerer Schritt, denn die neue Generation Arbeitnehmer denkt anders. Work-Life-Balance und Erfüllung im Job sind maßgebliche Themen. Zeitaufwendige Aufgaben wie Einladungen schreiben, Protokolle abtippen und Beschlusssammlungen pflegen, finden hier keinen Anklang.
Früher nach Hause – oder gleich da
Außerdem sorgen gerade Eigentümerversammlungen dafür, dass angehende Verwalter die Arbeitszeiten zunehmend als unattraktiv empfinden. Niemand möchte Versammlungen, die bis in die Abendstunden gehen. Bei der Online-Versammlung entfällt hingegen die Anfahrt und die ETV kann dadurch deutlich früher durchgeführt werden, weil sie sich bequem aus dem Homeoffice dirigieren lässt.
Und das Beste für Mitarbeiter: Wenn die Versammlung in Zukunft rein online stattgefunden hat, wird der Laptop nach dem letzten Tagesordnungspunkt zugeklappt und man ist direkt zu Hause.
Fazit
Die Zukunft wird spannend. Sie wird digital! Unser Tipp: Bereit sein für Neues. Auch Zoom war einmal neu und ist heute nicht mehr wegzudenken. Trotzdem ist nicht jedes Meeting online. Genauso wird es sich bei der ETV verhalten. Nicht jede Versammlung wird online stattfinden, aber alle Versammlungen werden digitaler und damit effizienter bearbeitet werden. Eine Welt ohne manuelle Protokollierung – sonnige Aussichten!
Kontakt
Marko Steinbach
MARKO STEINBACH, Gründer und Geschäftsführer der Vulcavo GmbH, begann bereits 2019 mit seinem Team die Mission, Eigentümerversammlungen zu digitalisieren und sie dadurch endlich einfach, angenehm und effizient zu gestalten. Heute digitalisiert Vulcavo bereits mehr als 100 Verwaltungen und ermöglicht Kunden so eine Ersparnis von 5,2 Stunden pro Versammlung durch die Automatisierung von Prozessen.
Vulcavo GmbH