KI in der Immobilienverwaltung: Der 30-60-90-Tage-Fahrplan für die Praxis

Viele Immobilienverwaltungen kennen das nur zu gut: volle Postfächer, Anfragen von Eigentümern, Beiräten, Mietern und Dienstleistern, laufende Fristen, Protokolle und immer wieder ähnliche Kommunikation. Zugleich wünschen Eigentümer schnellere Antworten und Beiräte bessere Transparenz, Dienstleister müssen koordiniert werden, Mitarbeiter sollen effizienter arbeiten, und neue gesetzliche, technische und organisatorische Anforderungen kommen laufend hinzu.

In diese Situation hinein tritt nun KI. Entlastung entsteht durch ihren Einsatz aber nur dann, wenn sie nicht als weiteres Experiment in den Alltag tritt, sondern in bestehende Abläufe eingebunden wird. Der Unterschied ist wesentlich: KI gelegentlich zu nutzen bedeutet, sich einmal eine E-Mail formulieren zu lassen. KI einzuführen bedeutet hingegen, klare Anwendungsfälle und wiederholbare Abläufe zu schaffen.

Aus meiner Sicht liegt darin einer der häufigsten Denkfehler. Viele Organisationen beginnen mit der Frage: Welches Tool sollen wir nutzen? Das ist verständlich, aber zu kurz gedacht. Die bessere erste Frage lautet: Welches Problem wollen wir lösen? Erst danach sollte über das passende Werkzeug gesprochen werden. Wer mit dem Tool beginnt, landet schnell in einer unübersichtlichen Landschaft aus Anwendungen, Testzugängen und Einzelinitiativen. Wer mit dem Prozess beginnt, kann KI dort einsetzen, wo tatsächlich Entlastung entsteht.

Typische Fehler: Zu viel Tool, zu wenig Führung

KI-Projekte scheitern selten an der Technik. Häufiger scheitern sie daran, dass die Einführung unkoordiniert abläuft. In der Praxis zeigen sich dabei immer wieder ähnliche Muster:

• Es werden zu viele Tools ausprobiert, ohne dass ein klares Ziel definiert ist.
• Es fehlen Regeln zum Umgang mit Daten. Niemand ist wirklich verantwortlich.
• Ein Pilotprojekt läuft zwar an, wird aber nicht in einen dauerhaften Prozess überführt.
• KI wird den Mitarbeitern als zusätzliche Möglichkeit präsentiert, ohne zu klären, welche Aufgaben dadurch tatsächlich leichter, schneller oder besser werden sollen.

Gerade der letzte Punkt ist besonders wichtig, denn Mitarbeiter sind häufig stark ausgelastet. Wenn sie nun KI nur als „noch ein weiteres Thema“ wahrnehmen, entsteht Widerstand. Wenn Mitarbeiter KI dagegen als konkrete Entlastung bei wiederkehrenden Aufgaben erleben, steigt die Akzeptanz. Dafür braucht es Orientierung und Antworten auf die drängendsten Fragen: Warum beschäftigen wir uns damit?

Was soll KI erleichtern? Wo setzen wir Grenzen? Wer prüft Ergebnisse? Was bleibt ausdrücklich menschliche Aufgabe? Orientierung bieten klare Zeiträume, in denen bestimmte Ergebnisse erzielt werden sollen. 30, 60 und 90 Tage haben sich dabei in der Praxis als sinnvoll erwiesen. (Und selbstverständlich sind diese Zeiträume nicht in Stein gemeißelt.)

Die ersten 30 Tage: Orientierung schaffen und Leitplanken setzen

In den ersten 30 Tagen sollte es noch nicht darum gehen, die perfekte KI-Strategie zu formulieren. Es geht um Anwendungsorientierung. Mitarbeiter sollen verstehen, warum sich die Immobilienverwaltung mit KI beschäftigt, welche Einsatzmöglichkeiten sinnvoll sind und welche Grenzen gelten. Hilfreich ist es dabei, KI nicht abstrakt zu erklären, sondern an typischen Alltagssituationen anzusetzen.

Eine lohnende Einstiegsfrage lautet beispielsweise: Welche Aufgaben kosten regelmäßig Zeit, obwohl sie fachlich nicht besonders schwierig sind? Das können beispielsweise sein: Standardantworten auf wiederkehrende Eigentümerfragen, Zusammenfassungen längerer E-Mail-Verläufe, Strukturierung von Informationen vor einer Eigentümerversammlung, Vorbereitung eines Briefs an einen Dienstleister oder das Sortieren von Stichpunkten für einen Protokollentwurf.

Solche Aufgaben sind meiner Ansicht nach sinnvoll. Denn KI sollte zuerst dort eingesetzt werden, wo der Nutzen schnell sichtbar wird und das Risiko unbrauchbarer Ergebnisse überschaubar bleibt: Besonders geeignet sind Aufgaben mit hohem Wiederholungsgrad, mit Prüfung durch einen Menschen und mit geringem Risiko bei der Weitergabe KI-generierter Ergebnisse. Weniger geeignet sind im Gegensatz dazu rechtliche Einordnungen, verbindliche Entscheidungen oder automatisierte Außenkommunikation ohne menschliche Kontrolle.

In dieser ersten Phase sollten Vorgesetzte auch Ängste und Vorbehalte ansprechen. Ich erlebe immer wieder, dass manche Mitarbeiter befürchten, durch KI ersetzt zu werden. Andere sorgen sich, Fehler zu machen. Und wieder andere nutzen vielleicht schon KI, ohne dass das im Unternehmen bekannt ist. Gerade diese sogenannte Schatten-KI sollte nicht ignoriert werden. Sie ist meist kein Zeichen böser Absicht, sondern Ausdruck eines praktischen Bedürfnisses. Denn Mitarbeiter suchen Lösungen, wenn Prozesse zu aufwendig sind, und teilen das nicht immer ihren Kollegen mit. Die Aufgabe der Führung besteht also darin, die Einführung von KI in geordnete Bahnen zu lenken.

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Das Ergebnis am Ende der ersten 30 Tage braucht keine perfekte Richtlinie für KI. Sinnvoll ist es vielmehr, die folgenden vier Ziele anzustreben:

• ein gemeinsames Grundverständnis über KI und deren Möglichkeiten,
• zwei bis drei priorisierte Anwendungsfälle,
• vorläufige Nutzungsregeln für den Einsatz von KI und
• eine verantwortliche Person, die das Thema koordiniert.

Diese Person muss nicht KI-Experte im technischen Sinne sein. Entscheidend sind Verständnis von Einsatzmöglichkeiten von KI in Unternehmensabläufen, Kommunikationsfähigkeit und ein Gefühl für Risiken und die praktische Umsetzbarkeit von KI.

Leitplanken statt Verbotsschilder

Ein weiterer wesentlicher Punkt: Wenn es um KI geht, wird oft reflexartig über Risiken gesprochen. Das ist wichtig, aber die Art der Kommunikation entscheidet darüber, ob Risiken lähmen oder Orientierung geben. Für die ersten 30 Tage genügen meist einfache Leitplanken; denn die Diskussion über die potenziellen Risiken ist in dieser Zeit nicht sinnvoll, weil es noch gar nicht um kritische Einsatzmöglichkeiten geht. Dazu gehört beispielsweise, keine sensiblen oder persönlichen Daten in KI-Tools einzugeben, keine KI-Ergebnisse ungeprüft nach außen zu versenden und fachliche und rechtliche Aussagen immer zu kontrollieren.

Diese Leitplanken sollten nicht als Misstrauen gegenüber Mitarbeitern formuliert werden. Besser ist eine positive Kommunikation: Wir wollen KI nutzen, aber so, dass wir sicher, nachvollziehbar und professionell arbeiten. Das nimmt den Druck und Mitarbeiter müssen nicht erraten, was erlaubt ist, sondern erhalten einen Rahmen, in dem sie ausprobieren können.

Wie Sie die nächsten 60 Tage erfolgreich gestalten, erfahren Sie im zweiten Teil in der kommenden Ausgabe des BVI-Magazins.