Verwalterentgeltstudie 2026: Die wichtigsten Sonderleistungen für Verwalter von Wohnungseigentum

Die aktuelle Verwalterentgeltstudie von IVD und BVI zeigt, dass sich die Vergütung vor allem bei kleinen Wohnungseigentümergemeinschaften deutlich nach oben entwickelt hat: 47,60 Euro brutto beträgt die monatliche Basispauschale bei Immobilien mit bis zu zehn Einheiten. Der Umsatz hängt jedoch nicht allein von diesen regelmäßigen Einnahmen ab, sondern auch von den zusätzlichen Leistungen, die als gesonderte Vergütung im Verwaltervertrag festgehalten werden. Nehmen also Verwalter neue Gemeinschaften auf, zeigen sich bei der Vereinbarung der Vertragskonditionen finanzielle Potenziale.

Marktübliche Sondervergütungen

Als marktüblich dürfen bauliche Maßnahmen, der Aufwand bei Veräußerungszustimmungen, Tätigkeiten bei einer gerichtlichen Vertretung, Restarbeiten für die Vorverwaltung und Aufwand bei der Abwicklung von Versicherungsfällen gelten. Diese Tätigkeiten vereinbaren in der Regel neun von zehn Verwaltern in ihren Verträgen.

Unterschiede ergeben sich jedoch in der Höhe der Vergütung. Bauliche Maßnahmen und Versicherungsfälle werden üblicherweise als Pauschale am Auftragswert vereinbart. Stundensätze dominieren dagegen bei gerichtlicher Vertretung oder Restarbeiten, die zu Zeiten der Vorverwaltung hätten erledigt sein müssen. Veräußerungszustimmungen lösen demgegenüber eher Pauschalzahlungen aus.

Eigentümerversammlung als Scharnier der Verwalterarbeit

Nicht nur weil sie mindestens einmal jährlich durchgeführt werden muss, sondern auch weil sie viele Sonderleistungen auslösen kann, ist die Eigentümerversammlung von besonderer Relevanz für die Vergütung. Einzelne Verwalter sichern zwar die ordnungsgemäße Durchführung zu, verlangen jedoch bereits von der ersten Versammlungsminute an ein zeitbasiertes Entgelt. Einen anderen Weg wählen manche Verwalter bei Terminen außerhalb üblicher Zeiten oder bei Überschreitung einer festgelegten Zeit – meist zwei Stunden.

Versammlungen, die über reguläre Zusammenkünfte hinausgehen und nicht durch das Handeln des Verwalters bedingt sind, waren schon immer unter den Top-Nennungen, die Sonderleistungen auslösen. Aber auch zunehmend komplexe Sachverhalte oder Umlaufbeschlüsse bewirken weiteren Folgeaufwand für Verwalter. Dieser wird meist nach Zeit, selten aber über 238 Euro brutto abgerechnet. Schnell sind jedoch mit Vor- und Nachbereitung, Dokumentation und Verkündung vier Stunden vergangen. Deshalb ist der Betrag oft nicht kostendeckend.

GdWE-Verwaltung: Sondervergütungen und Grundleistungen (Auswahl)

Sonderumlagen und Finanzierungen

Manche kaufmännische Aufgabe lässt sich bei digitalisierten Abläufen gut durchführen und führt zu vergleichsweise geringeren Kosten, die Verwalter in Rechnung stellen. Dabei ist aber zu beachten, dass Haftungsrisiken höher als bei anderen Tätigkeiten sein können. Es wäre also unvollständig, bei der Preisfestsetzung nur auf die Arbeitszeit, nicht aber auf einen Risikopuffer zu achten. Weniger schöne Aufgaben ergeben sich im Wohngeldinkasso. 61 Prozent der Verwalter werden dabei nach Stundensätzen vergütet, 39 Prozent rechnen eine Pauschalsumme ab. Zwangsverwaltung und Versteigerung sind zu 84 Prozent in Stundensätzen vergütet.

Folgen für Verwalter

Auf den ersten Blick entsteht der Eindruck, man müsste mit diesen Erkenntnissen die eigenen Verträge um die oben erwähnten Punkte ergänzen. Vielmehr dient die Studie als Denkanstoß: Was andere machen, lässt sich zwar über die Marktüblichkeit gut begründen. Ist man jedoch auf spezielle Marktsegmente oder Nischen spezialisiert, kann sich auch ein bewusstes Abweichen rechtfertigen. Wichtig bleibt ein kritischer Blick darauf, wo Umsatz generiert wird. Ein wesentlicher Vorteil der näheren Befassung mit Sonderleistungen liegt in ihrer Transparenz. Denn viele Wohnungseigentümer werden die Aufgaben im Alltagsbetrieb der Verwaltung unterschätzen. Sonderleistungen sind greifbarer, wenn über sie deutlich gesprochen wird und sie transparent abgerechnet werden. Selbst bei höheren Gesamtkosten könnten sie deshalb für Wohnungseigentümergemeinschaften verträglicher erscheinen als hohe Monatspauschalen, die alle möglichen Leistungen inkludieren. Die beigefügten Tabellen bieten die Chance, die eigene Strategie zu prüfen.

GdWE-Verwaltung: Abrechnungsart der Sonderleistungen